Virksomheder ansætter løbende nye medarbejdere og indsamler i den forbindelse oplysninger om de personer, der søger stillingerne.

Her opstår spørgsmålet – som det også gør i så mange andre sammenhænge – hvornår skal virksomheden slette oplysningerne om de ansøgere, som ikke blev tilbudt en stilling?

Personoplysninger skal nemlig slettes, når det ikke er nødvendigt at opbevare disse længere. Det følger af det grundlæggende princip om opbevaringsbegrænsning.

Herunder har vi samlet et par relevante spørgsmål og svar fra Datatilsynet.

Hvor lang tid kan en dataansvarlig opbevare disse oplysninger?

Private virksomheder har som udgangspunkt ikke pligt til at opbevare personoplysninger om ansøgere, der ikke er blevet tilbudt en stilling, i en bestemt periode.

Det kan dog være både hensigtsmæssigt og sagligt, at virksomheder opbevarer oplysningerne i en vis periode, efter rekrutteringsforløbet er færdigt. Det kan for eksempel være hensigtsmæssigt, fordi kandidaten efter afslag kan klage til blandt andet Ligebehandlingsnævnet.

En dataansvarlig skal derfor foretage en vurdering af, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

I denne vurdering skal virksomheden afveje behovet for opbevaring, herunder hvor længe oplysningerne har en retlig eller administrativ betydning, over for princippet om, at oplysningerne ikke må opbevares i længere tid end nødvendigt.

Datatilsynet vil acceptere en opbevaringsperiode på op til tre år efter endt rekrutteringsproces for oplysninger om ansøgere, der ikke blev tilbudt en stilling.

Hvis man som dataansvarlig opbevarer personoplysningerne i mere end tre år, skal der være helt særlige grunde hertil.

Det er altid vigtigt, at man som dataansvarlig kan forklare, hvorfor man er kommet frem til en bestemt opbevaringsperiode.

Datatilsynet anbefaler derfor, at dataansvarlige skriver sine overvejelser ned – særligt, hvis oplysningerne skal opbevares i mere end tre år, da dette kræver helt særlige grunde. På den måde kan den dataansvarlige blandt andet dokumenterer over for Datatilsynet, hvorfor det er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

Skal en dataansvarlig så opbevare oplysningerne i tre år?

Nej, det skal en dataansvarlig ikke, hvis det ikke er nødvendigt.

Hvis en dataansvarlig for eksempel kun ønsker at opbevare oplysningerne i seks måneder, og det faktisk slet ikke er nødvendigt at have dem i længere tid, så skal oplysningerne slettes efter seks måneder. 

Den dataansvarlige skal også altid huske at undersøge, om der er særlige regler, som pålægger den dataansvarlige at opbevare oplysningerne i en bestemt periode.

Hvad nu, hvis en dataansvarlig vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling?

Det sker, at en virksomhed vil gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling.

I så fald skal den dataansvarlige have et samtykke fra ansøgeren til at beholde ansøgningen. Den dataansvarlige bør i den forbindelse oplyse om, hvor lang tid ansøgningen vil blive gemt.

At ansøgeren har givet sit samtykke betyder ikke, at oplysningerne kan gemmes i en ubegrænset periode.

Den dataansvarlige må vurdere, hvor lang en periode det vil være relevant at have ansøgningen.

Derudover skal ansøgeren oplyses om, at han eller hun kan trække samtykket tilbage når som helst.